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通信管理

通信管理是系统规划、实施、监测和修订组织内部和组织间的所有通信渠道；它还包括组织和传播与组织、网络或通信技术相关的新通信指令。通信管理的各个方面包括制定公司通信战略，设计内部和外部通信指令，以及管理信息流，包括在线通信。这只是一个帮助一个组织在通信范围内系统化的过程。

沟通和管理紧密相连。因为沟通是两个人或人的信息交流过程，管理层包括基本上向员工提供信息的经理。此外，沟通和管理实际上是相辅相成的。它是扩展控制的方式；是项目管理的基本组成部分。没有良好的通信管理系统的优势，与任务从头到尾的开发相关的周期可能会真正被迫。它还提供了团队中所有个人提供信息帮助所需的基本项目完整性。这些信息必须在关联内部向下、向上和水平流。而且，它既是项目控制的主人，也是仆人。它是行动组件，是组装项目过程的集成器。由于项目管理既是一门手艺又是一门科学，项目经理领导着计划与施工团队的多学科 。

通信管理的重要性

基本上每个人都会遵循一切，而不是一个简单的计划。当你制定计划并让每个人都准备好时，你或一个关键人物应该通过任务的汇总来处理安排。

为了确保整个项目的牢固的沟通管理，应该制定沟通管理计划。沟通管理计划的好处有五方面：

• 客户/利益相关者/团队成员都可以参考的书面框架。这可以帮助在需要调解的情况下——你有一份书面的纸质线索可以参考。如果项目跟踪的时间有缺口，它也有利于应付账款参考。
• 该计划本身将管理利益相关者的期望，即在可交付成果进行质量保证测试之前，不会预期已完成的项目。
• 共享沟通的要点使利益相关者能够为项目流程和最终产品提供有价值的反馈，并让团队成员有机会一起集思广益，弥合两组之间的鸿沟。
• 它允许所有相关人员尽早更好地发现风险和问题。
• 它有助于消除在账簿上举行不必要的会议的必要性，节省时间和金钱。
• 沟通有助于管理组织冲突。

组织冲突的定义——普特南和普尔（1987年）将冲突定义为“相互依存的人的互动，他们感知目标、目的、价值观的对立，并认为另一方可能干扰这些目标的实现”（第552页）。沟通简化了冲突解决过程，有助于保持平衡的关系，并为组织中受影响的个人和群体之间的互动设定了参数。

Putnam（2013）解释说：“一些学者会否认沟通是冲突的基本特征。”她引用了托马斯和庞迪（1977年）在广泛审查组织冲突时指出了这一点，并且“在理解冲突管理方面，我们最关心的是与沟通。”沟通有助于形成问题，构建感知，将情感转化为冲突，并形成冲突本身（Putnam & Poole，1987年）。普特南（2013年）进一步强调，“沟通是冲突被社会定义的手段”（西蒙斯，1974年b，第3页）。

改善沟通管理的提示和技巧

• 在原始计划中包含项目景观的描述。
• 分配沟通过程的所有者。
• 包括一个审查过程。
• 建立消息传递系统。
• 管理您的会议。

通讯管理之所与不所

每个成功项目的基石都是有效的沟通。关于目标、责任和期望、绩效和反馈以及向各利益相关者进行清晰的沟通，以及项目更新，都是您职责的一部分。

• 一定要制定沟通计划
• 早点设定沟通预期
• 一定要清晰直接
• 了解你的听众
• 一定要支持你的项目团队

• 不要消极进取。
• 不要对项目流程进行微观管理。
• 不要依赖电子通信。
• 不要忘记记录一切。

通讯管理与项目管理

在项目管理中，沟通管理必须解决以下问题：

• 哪些信息需要进出项目？
• 谁需要什么信息？
• 什么时候需要信息？
• 信息的格式是什么？
• 谁将负责传递和提供信息？

此外，这仅作为指南，必须考虑成本和获取信息等其他因素。

根据项目管理研究所（1996年）的定义，项目通信管理包括确保及时和适当地生成、收集、传播、存储和最终处置项目信息所需的流程。项目通信管理涉及以下沟通流程：

• 沟通规划——在这个阶段，正在确定问题、需求和未来计划，以确保实现目标和目的。

• 信息分发-这涉及传播利益相关者和组织其他成员所需的信息。

• 绩效报告-这包括状态报告、进度衡量和组织未来的预测。

• 行政关闭-这涉及生成、收集和传播信息，以正式确定阶段或项目完成。